Årsmøte 2021 i «Geocaching i Grenland»

Årsmøtet for 2021 i «Geocaching i Grenland» (som er det formelle navnet på det vi til daglig kaller «Grenlandsmafiaen») vil bli avholdt elektronisk (Teams) onsdag den 24. februar 2021 kl. 18:30.

I vedtektene for Geocaching i Grenland heter det:

«§3-1 Årsmøtet
Årsmøtet er organisasjonens høyeste organ.
Årsmøtet avholdes innen utgangen av februar og kunngjøres på organisasjonens hjemmesider med minst en måneds varsel.

Dato for årsmøte bestemmes av styret.
Forslag til årsmøtet må sendes inn innen 14 dager etter at årsmøtet er kunngjort.
Innkalling sendes medlemmene pr. epost senest en uke før årsmøtet.»

Ǥ 4 Stemmerett og valgbarhet
Alle medlemmer over 16 år har stemmerett, en stemme pr. nick registrert pr.
1. januar, og er valgbare til tillitsverv i organisasjonen.
Ingen kan stemme etter fullmakt.»

Vi skulle veldig gjerne hatt et fysisk årsmøte slik vi pleier å ha, men pandemien og smittervernsbesemmelsene gjør at vi ikke ser at det vil være gjennomførbart i år. Vedtaktene våre slår fast at vi skal avholde årsmøte, men sier ikke noe om at det ikke kan gjøres elektronisk. Vi i styret anser derfor at et elektronisk årsmøte er det mest korrekte å gjøre under de rådende omstendighetene.

Vi forsøker å gjennomføre årsmøtet så likt som mulig de vi pleier å ha, så i god tradisjon fra tidligere år vil bli trekning av årets adventskranslotteri umiddelbart etter årsmøtet.

Eventuelle forslag til årsmøtet (utenom valget) sendes på epost til admin@grenlandsmafiaen.no

Valgkomiteen som skal legge frem forslag til valget består av Svein Apalnes (Bobilparet), Allan Eika (Team Eika) og Frederik Sæterlid (Dynamic1). Medlemmer som har inspill til valget må ta kontakt direkte med dem.

Oversikt over datoer/tidsfrister (iht. §3 som gjengitt over):

  • 18.januar 2021: Årsmøtet kunngjøres på www.grenlandsmafiaen.no
  • 1. februar 2021: Fristen for innsending av forslag til årsmøtet går ut.
  • 17.februar 2021: Endelig innkalling til årsmøtet skal være sendt alle medlemmene pr. e-post.
  • 24.februar 2021: Digitalt Årsmøte kl. 18:30

 

Praktisk info om gjennomføringen

Endelig innkallelse til årsmøtet sendes ut senest 17. februar pr. e-post som beskrevet over. Sammen med sakspapierer vil det også være en link til et Teamsmøte i den e-posten. Den innkallelsen vil være angitt å være fra kl 18:00. Da har man en halvtime til å få alle inn i det digitale møterommet. Man trenger IKKE å ha noen konto på Teams eller hos Microsoft som sådan for å kunne delta på møtet. Når man klikker på linken får man et valg om å bruke Teams-klient (om man har en slik installert) eller benytte webversjonen. Da trenger man kun å ha en webleser som støtter slike Teams videomøter. Det gjør hvertfall Microsofts egen Edge og Google chrome. Firefox støttes IKKE. Hvilke andre weblesere som støttes er vi ikke sikre på. Man vi få spørsmål om å godta at Teams i webleseren får tilgang til kamera og mikrofon på PC’en. Svar «Ja» på det. Man kan velge å laste ned og installere Teamsklienten. Man får da flere funksjoner inne i Teams, men som sagt er ikke dette strengt tatt nødvendig for å kunne delta på årsmøtet.

Om det ved valget skulle være flere kandidater vil vi benytte «Microsoft Forms» for å registrere stemmer. Det blir da publisert en lenke i møtet som dere kan klikke på for å komme til stemmeskjemaet. Det vil være samme lenke for alle, så det er helt anonym avstemming. Resultatet vil bli vist på skjermen etter at avstemmingen er ferdig. Et eksempel på en slik avstemming kan dere se her: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAAAMAAKoBksRUME00MDRPNkhLT0g4S1FXV0NETE1IT05NUC4u

Om dere har spørsmål om hvordan årsmøtet vil bli avviklet, send e-post til admin@grenlandsmafiaen.no og vi skal forsøke å besvare dette etter beste evne.

VEL MØTT!!

Årsmøtet 2021 i Grenlandsmafiaen starter om: